Смена юридического адреса ООО в 2023 году: условия, пошаговая инструкция

Иногда хозяйствующий субъект может принять решение о смене адреса, указанного в регистрационных документах как его юридический. Действующие положения нормативных актов устанавливают для этого специальную процедуру, которую должны пройти все юрлица, принявшие такого рода решение. Рассмотрим, как происходит смена юридического адреса ООО в 2018 году в пошаговой инструкции.

При каких условиях требуется смена юридического адреса ООО

Произвести замену юрадреса организация имеет право по самым разнообразным причинам. Такой шаг может выполняться в добровольном порядке, или когда компании это требуется сделать в силу сложившихся причин.

Выделяют следующие причины:

• Решение о замене юрадреса принято учредителями с учетом их желания переехать на новое место (в иной город, регион и т.д.), где будет осуществляться деятельность компании.
• Когда соглашение об аренде по предыдущему адресу прекратило свое действие, а владелец помещения не хочет заключать новое. Тогда фирме нужно будет выбрать новые адрес осуществления деятельности. Смена юрадреса в этом случае является вынужденной мерой.
• Владельцы компании по их желанию выбрали иной адрес, чем указанный в регистрационных документах. Например, чтобы работать в центре города, или быть поблизости от посещаемых мест.
• Предыдущий адрес попал в разряд массовых, поэтому учредители принимают решение о его смены, чтобы избежать самых разнообразных проверок в будущем.
• Иногда компания меняет юрадрес, чтобы сменить административную принадлежность к определенной ИФНС.
• Приобретение здания или помещения компанией, вследствие чего принимается решение о расторжении ранее действующего договора аренды с организацией, предоставлявшей адрес.
• Устранение неточностей в учредительных и регистрационных документах в отношении указанных сведений в регистрационных бланках.
• При появлении проблем с доставкой в компанию почтовых отправлений. То есть по старому расположению письма не доходят к субъекту хозяйствования.
• Иные причины.

Материалы по теме: Как выбрать юридический адрес.

Смена юридического адреса ООО 2023 год: пошаговая инструкция

Шаг 1. Оформить решение о замене адреса

Решение о том, что нужно выполнить замену адреса, принимают собственники организации.

Оно выражается в качестве официального бланка одним из следующих вариантов:

• Если собственник у фирмы один, он выражает данное решение самостоятельно и выпускает решение единственного владельца;
• Когда у фирмы больше одного владельца, то собирается собрание участников, и на нем подтверждается решение о замене адреса. Устанавливающим документом будет выступать протокол о смене юридического адреса ООО, а одним из его пунктов можно сделать выполнение изменений в Уставе (если это необходимо).

При необходимости требуется оформить новый вариант Устава, либо утвердить лист изменений в него.

Шаг 2. Собрать пакет документов о замене адреса

Закон требует представить целый пакет бланков для оформления замены адреса:

1. Заявление в формате Р13001 (если происходит исправление данных в Уставе), или же форма заявления Р14001 (если замены адреса выполняется без внесения поправок в Устав). Оформленный документ требует утверждения у нотариуса.
2. Протокол собрания владельцев с желанием выполнить изменения в Уставе или же решение единственного владельца.
3. Новый Устав со всеми изменениями в 2-х копиях, либо лист поправок к нему;
4. Квитанция либо платежное поручение о перечислении госпошлины. Пошлина перечисляется в ситуации, если при замене адреса оформляются поправки в устав. Получателем платежа должна выступать ФНС, куда переходит компания (если выполняется смена ФНС при замене адреса). На квитанции должна необходимо проставить фамилию и подпись руководителя либо учредителя — т. е. лица, какое будет передавать собранные документы. Создать квитанцию можно при использовании сервиса ФНС.
5. Бланки, устанавливающие права на новый юрадрес:
   1. Гарантийное письмо от владельца помещения или арендодателя о разрешении применять адрес как юридический;
   2. Копия бланка о праве владения на недвижимость по новому адресу;
   3. Копия соглашения об аренде недвижимости;
   4. Письменное подтверждение проживающих в квартире — если регистрация выполняется по адресу проживания руководства либо владельца.
6. Доверенность на сдачу документов — если бланки сдает уполномоченный на это человек.

Шаг 3. Передача документов в налоговый орган

Передавать подготовленные документы требуется:

• Если замена идет внутри одной ФНС — в свою инспекцию;
• Если идет смена органа — в принимающую ФНС;
• В специальную регистрирующую инспекцию (открыты в крупных городах).

Закон устанавливает, что собрать и подать все бланки нужно в срок 3-х рабочих дней с даты оформления решения о необходимости заменить юрадрес. Когда этот срок нарушается, то организацию могут привлечь к ответственности — штрафу в 5000 рублей.

Закон разрешает подать документы одним из следующих способов:

• Директором организации лично в орган, либо его доверенным лицом согласно нотариальной доверенности. Этот вариант является самым простым. Работник органа может сразу проверить документы на правильность и указать на ошибки. При их принятии на рассмотрение выдается расписка, в которой проставляется число листов и дата приема заявления на рассмотрение.
• Отправить документы в налоговый орган почтой с описанным вложением. Не рекомендуется пользоваться данным способом, поскольку отправление может идти больше 3-х отведенных законом дней, а превышение будет чревато штрафом.
• Отправить необходимые документы в электронном формате с использованием квалифицированной ЭЦП.

Шаг 4. Получение новых документов

После окончания отведенного законом промежутка в 5 дней, нужно обратиться в налоговую за подтверждением замены адреса.

Если все документы были оформлены верно, а адрес выдержал все необходимые проверки госоргана, на руки будут выданы:

• Новая версия Устава, с заверением ФНС (если выполнялось внесение поправок в указанном документе);
• Выписка из ЕГРЮЛ с проставлением измененного юрадреса компании;
• Документ о снятии с учета в ранее используемой ФНС (если изменение адреса повлекло замену ФНС);
• Новое свидетельство о принятии на учет (аналогично, если выполнялась замена ФНС).

При наступлении такого события требуется устранить обнаруженные недостатки, снова оплатить госпошлину (если это нужно) и подать бланки на повторное рассмотрение.

Шаг 5. Отправка сообщения банкам и партнерам

После того, как организации выдана выписка из ЕГРЮЛ с измененным адресом, требуется сообщить об этом событии банку и контрагентам.

Для уведомления банка требуется собрать пакет бланков:

• Печать;
• Копия протокола собрания владельцев либо решение единственного собственника;
• Выписка из ЕГРЮЛ с подтверждением замены юрадреса;
• Новый Устав (если выполнялись изменения в этом документе).

После того, как произведена замена реквизитов, необходимо сообщить их, а также новый адрес всем своим партнерам.

Особенности замены юридического адреса

Со сменой ФНС

Если перенос адреса выполняется из сферы ответственности одной ФНС в иную (к примеру, изменение городов или даже региона), то такая операция выполняется в два шага.

Первым делом требуется оформить заявление о замене юрадреса в регистрирующую ФНС либо инспекцию по имеющемуся месту деятельности о желании заменить юрадрес.

С применением указанной информации в ЕГРЮЛ вносится поправка о начале процесса по смене адреса.

По завершении 20 дней фирма отправляет стандартный пакет документов в принимающую ФНС, либо регистратору по адресу переезда. Принимающая инспекция обрабатывает запрос, проверяет адрес и выдает выписку из ЕГРЮЛ.

Обычно, при изменении ФНС также меняются и подразделения соцфондов. Однако благодаря системе взаимодействия производить самостоятельную перерегистрацию на новом месте нет нужды. Налоговая в срок пяти дней оповещает органы о «переезде» организации. В отдельных ситуациях замена присвоенных ранее номеров не производится.

Без смены ФНС

Замена юрадреса внутри одной и той же ФНС является наиболее простым вариантом.

В период трех дней после переезда организации на новое место требуется передать в ФНС пакет бланков:

• Заявление в виде Р14001 с подтверждением нотариусом;
• Документы, какие подтверждают право нахождения на выбранном адресе;
• Протокол собрания владельцев либо решение единственного владельца.

В ситуации, если в Уставе проставлен полный адрес фирмы, и нужно выполнить замену в этом документе, то дополнительно нужно отправить в ФНС:

• Квитанцию о перечислении госпошлины;
• Новый устав либо приложения к имеющемуся.

На домашний адрес директора

Закон разрешает зарегистрировать организацию на адрес проживания учредителя, у которого имеется доля свыше 50% либо руководителя. В этой ситуации изменение адреса выполняется в единственный этап, и как правило занимает 5 дней.

Для выполнения операции требуется отправить в ФНС такие документы:

• Заявление на бланке Р13001 либо Р14001 с подтверждением у нотариуса;
• Документ на перечисление госпошлины (по адресу ФНС в подчинении какой располагается новый адрес);
• Протокол владельцев либо решение единственного владельца о замене юрадреса;
• Устав с приложениями или изменением (если в Уставе нужно произвести замену юрадреса).

Формально, в налоговую нет необходимости предоставлять подтверждающие документы по новому адресу. Но лучше получить у собственника письменное разрешение на проведение регистрации, а также копии документов, устанавливающих право на владение. Кроме этого, адрес, проставленный в бланках, должен быть идентичным с местом прописки директора либо одного из владельцев.

Без внесения изменений в устав

С 2014 года действуют поправки в ГК которые устанавливают, что в Уставе можно записывать не целый юрадрес организации, а только город расположения. В этой ситуации, когда будет производиться изменения адреса внутри одного населенного пункта, то выполнить изменения в Уставе не придется.

Для такого рода замены адреса требуется оформить:

• Заявление в формате Р14001 для замены сведений в ЕГРЮЛ;
• Решение о смене юридического адреса, составленное владельцами либо единственным собственником;
• Копию право устанавливающих документов на новую недвижимость (право владения, договор аренды и т. д.).

В каком случае могут отказать в смене юр. адреса

В наше время ФНС ужесточила требования к проведению процедуры по замене юрадреса, а также к самому адресу. Каждое поданное заявление будет сопровождаться, как минимум, полной проверкой заявленного адреса по базе службы, а также звонком к собственнику помещения. Кроме этого, возможен выезд инспектора на место с целью реальной проверки существования помещения в заявленном адресе.

Чаще всего отказ выносится по такого рода причинам:

• Допущены ошибки в прошении о замене адреса;
• Сделаны ошибки или недочеты в протоколе собрания учредителей либо решении единственного собственника;
• Ошибки в соглашении об аренде или субаренде;
• Неверно оформлено гарантийное письмо на получение адреса;
• Ошибки при оплате госпошлины;
• По проставленному адресу уже имеется большое число компаний, и с ними нет возможности связаться;
• Проставленного адреса на самом деле нет либо здание, находящееся по нему, в аварийном состоянии либо снесено;
• Адрес считается временным, а на его месте находится непостроенный объект;
• Заявленный адрес изначально не может применяться для контактов с компанией (например, по нему располагаются госорганы либо воинская часть и т. д.);
• На данный адрес наложен запрет в осуществлении регистрации по нему.