Buhproffi Бухгалтерский учет простыми словами. Хозяйствующий субъект взаимодействует с широким кругом лиц, как физических, так и юридических. При этом все они могут находиться на значительном расстоянии друг от друга. Обменивать документами на бумагах при этом достаточно проблематично и требует наличия определенного времени. В настоящее время на помощь бизнесу приходит система электронного документооборота, которая значительно ускоряет все бизнес-процессы.
Оглавление
Что такое система электронного документооборота (ЭДО)
Система электронного документооборота представляет собой обмен документами между сторонами в виде электронных файлов. Сегодня практически любая специализированная программа по бухучету или кадрам позволяет создавать документы в электронном формате, который признается положениями законов стандартным.
Но просто отправить созданный подобным образом бланк и при этом надеяться, что на основании его возникнуть правоотношения между сторонами нельзя. Чтобы придать этим документам юридическую силу необходимо, чтобы они подписывались специальной ЭЦП.
Система электронного документооборота включает в себя два уровня — он может быть построен внутри одной компании, или же выходить за ее рамки и осуществляться между сторонними организациями. Эти уровни могут быть построены отдельно друг от друга, или сгруппированы в одну единую систему.
Когда руководство предприятия примет решение об использовании системы документооборота внутри самого хозяйствующего субъекта, оно должно быть готовым к приобретению специализированного оборудования (сервера, оборудования для построения сети и т.д.) и программного обеспечения (Платформа ЭДО).
Например, в настоящее время можно к такому оператору можно отнести «диадок электронный документооборот». Электронные бланки, которыми обмениваются компании при использовании данного оператора являются юридически значимыми, когда каждый субъект данных правоотношений поставил на документе свою подпись.
С кем можно обмениваться электронными документами
Электронный документооборот может осуществляться в зависимости от уровня: внутри фирмы — между работающими на предприятии лицами, внешний документооборот — с партнерами по бизнесу, разнообразными государственными органами, гражданами, посредниками при предоставлении информации. Также обмен документами можно осуществлять с провайдерами, регистраторами имен доменов.
Никаких критериев, установленных законодательством, с кем можно обмениваться электронной документацией, а с кем — нет, не существует. Главное чтобы у участника документооборота была в наличии электронная цифровая подпись (ЭЦП), с помощью которой его можно будет идентифицировать в системе.
Преимущества и недостатки ЭДО
Основные преимущества
Главными преимуществами системы обмена электронными бланками по сравнению с бумажными является следующее:
- Возможность упорядочить систему делопроизводства — каждый документ в системе ЭДО имеет уникальный номер, поэтому присвоить повторно его другому документы нельзя.
- Возможность постоянного отслеживания каждого этапа прохождения пути электронного бланка — это можно делать в любой удобное время. Документ нельзя потерять, испортить, удалить. Так как любой документ в системе можно восстановить после удаления.
- Скорость передачи документа — бумажный документ необходимо либо лично, либо через посредников передавать его получателю, что требует затрат денег, времени и т. д. Электронный документ поступает его получателю мгновенно.
- Возможность различных версий — система периодически обновляется, но при этом сохраняется каждая конфигурация, которая позволяет использовать при необходимости различные версии.
- В системе возможно работать удаленно круглые сутки — данная система позволяет работать с документами удаленно из любой части земли в любое время.
- Возможность организации планирования в системе — так как каждый документ создается, поступает, обрабатывается в определенные даты и сроки, то их можно планировать.
- Удобный поиск необходимых документов — так как система упорядочена, то в ней легко можно организовать поиск по определенным словам и фразам.
- Возможность экономии бумаги — электронный формат документа исключает использование бумаги, а это позволяет ее экономить.
Основные недостатки
Несмотря на то, что электронный документооборот программы предоставляют огромные возможности по работе с документами, им также присущи и некоторые недостатки:
- Существенные затраты на приобретение и внедрение программного комплекса, которые в зависимости от количества пользователей могут составлять 100 т. руб и выше;
- После покупки системы длительное время проходит ее настройка и внедрение;
- Нужно обязательно обучить всех пользователей, которые будут далее работать с системой.
- Обеспечить безопасность системы — определить права пользователей на доступ к документам, внедрить защиту от проникновения извне.
- В штате компании нужно иметь администратора, который будет следить за функционированием системы и вовремя решать возникающие проблемы;
- Для сохранности данных обязательно нужно регулярно выполнять резервное копирование всей базы данных;
- Если партнеры не используют ЭДО, придется совмещать электронный оборот и бумажный.
Функционал электронного документооборота
Каждая система должна давать возможность выполнять несколько действий:
- Выполнять действия с любыми документами — создавать, регистрировать, обрабатывать, согласовывать, контролировать исполнение и т. д.
- Определять документооборот внутри компании — определять маршруты движения документов, устанавливать права доступа к ним для различных пользователей, давать права нескольким пользователям на работу с одним и тем же документом.
- Создавать архив документов с возможностью поиска в нем.
При внедрении ЭДО пользователь должен получать все те же возможности, какие бы у него существовали при использовании бумажных бланков.
Наиболее развитые системы, имеющиеся на рынке, предлагают следующие возможности:
- Регистрация в системе всех документов — входящих, исходящих, внутренних, определение их дальнейшего пути обработки;
- Обеспечение единых правил обработки документов в каждом подразделении компании;
- Предоставлять возможность работы с каждым документом как единственному сотруднику, так и группе;
- Производить разграничение доступа как между отдельными работниками, так и между подразделениями;
- Использовать для всех документов единые стандартные формы;
- Вести контроль, что исполнение и согласование документа произойдет в строго установленный срок;
- Производить формирование различного вида отчетов по использованию и движению документов;
- Вести архивное хранение документов и фиксировать дату и имя сотрудников, которые запрашивали к ним доступ.
Можно ли совмещать электронный документооборот с бумажным
После того, как введен электронный документооборот в организации, все равно сразу не получится уйти от документов в бумажном виде.
На это существуют несколько причин:
- Некоторые партнеры не используют систему ЭДО;
- В организации существует множество бумажных документов, которые используются в текущий момент.
Есть несколько существенных отличий в работе с бумажными и электронными документами. Бумажный документ нужно сначала распечатать, а потом передать на подпись. В то же время электронный документ можно отправить адресату при помощи системы ЭДО. Бумажные бухгалтерские документы могут быть потеряны на почте при пересылке, в то время как за доставкой электронного документа следит система.
Одним из основных отличий в этих двух типах документов является их хранение. Документы в электронном виде могут быть сразу загружены в систему, и с ними сразу могут работать другие сотрудники.
Для бумажных документов в любом случае нужно создать архив, где они будут все храниться в упорядоченном виде. Кроме этого, любой бланк на бумаге, который попал в организацию, должен быть отсканирован и загружен в систему, чтобы с ним могли работать все желающие.
Таким образом, если в организации внедрен электронный документооборот, то всю работы с бумагами нужно вести в электронном виде. Если поступает бумажный документ, то его должен видеть только получивший его работник (например, секретарь), а все остальные должны работать уже со скан-копией.
Операторы электронного документооборота
В настоящее время на рынке функционируют различные системы и операторы электронного документооборота. У каждой из них есть свои достоинства и недостатки.
| Система | Особенности | Стоимость |
| Дело | Одна из самых крупных программ, предоставляющих ЭДО. Предлагает большую функциональность при простоте использования | 11 — 13,5 т. руб. за каждое место работы |
| Логика | Можно применять в организациях различного размера. Легка в обучении, можно подстроить под конкретного пользователя. | 4,9 — 5,9 т. руб. за каждое место работы |
| Евфрат | Является одной из самых продвинутых систем ЭДО. Предлагает легкий в освоении интерфейс и собственную систему ведения баз данных. | 5 т. руб. за место при развертывании на собственном оборудовании, 10 т. руб. за место при развертывании на оборудовании продавца. |
| 1С:Архив | Легко взаимодействует с любыми системами 1С. Может производить обмет графическими, звуковыми, видео файлами. | 12 — 57 т. руб. за весь комплект. |
| DIRECTUM | Это наиболее оптимальный выбор для фирм малого и среднего бизнеса. Позволяет совмещать бумажный и электронный документообороты. | 7 т. руб. — 2 млн. руб. за право использования |
| OPTIMA-WorkFlow | Новый игрок на рынке систем ЭДО. Обладает несколькими уникальными функциями, активно развивается и модифицируется. | 55 — 75 т. руб. за право использования |
Самые популярные операторы ЭДО. Они образовали роуминговый центр, позволяющий обмениваться документами между пользователями разных систем:
| Оператор | Особенности | Стоимость |
| диадок электронный документооборот | Система документооборота от крупного разработчика интернет-сервисов СКБ Контур. Позволяет обмениваться документами как между контрагентами, так и внутри компании. | Исходящие документы от 9 руб. Входящие документы бесплатны. |
| Сфера (Корус Консалтинг) | Разработчик интернет-сервисов для бизнеса. Данную систему используют крупные торговые сети (Ашан, Магнит, Леруа Мерлен и т.д.) | Исходящие документы от 8,26 руб. Входящие документы бесплатно |
| Тензор | Разработчик программы для передачи отчетности СБИС. Возможен обмен как межу партнерами, так и внутри организации. Оплата производится за пакеты каждый квартал. | От 6 т. р. за пакет (оплачивается раз в квартал) |
| Такском | Компания-разработчик специализируется на внедрении систем ЭДО. Автоматическая работа с программами 1С. | От 1800 руб за пакет из 150 документов. Входящие документы бесплатно. |
Взаимодействие электронного документа с другими программами (1с и другие)
Когда система электронного документооборота встраивается в уже существующую структуру организации, он должна легко взаимодействовать с остальными, уже имеющимися, приложениями. Например, она должна легко работать с различными бухгалтерскими документами — счетами, актами, счетами-фактурами, накладными и т. д.
Во время своего взаимодействия система должна работать согласованно, и использовать одни и те же данные. Поэтому очень важно, чтобы выбранная система могла пользоваться справочниками, которые уже существуют на предприятии и используются другими приложениями, и при необходимости могла их обновлять.
Также очень важно, чтобы система могла работать и с различными источниками получения данных извне — электронной почтой, различными сайтами и площадками и т. д.
Когда принимается решение — какую именно систему внедрять в организации, в первую очередь нужно обращать внимание на поддержку уже имеющихся программ.
Например, программа 1С имеет возможность прямо из нее отправлять либо принимать различные бухгалтерские и налоговые документы, при этом производя их подписание квалифицированной ЭЦП.
