Сведения о трудовом стаже работника должны указываться в его трудовой, которая заводится при первом трудоустройстве, а потом в ней делаются отметки о работе у каждого работодателя в дальнейшем. Ее он предоставляет при оформлении в отдел кадров, а при расторжении кадровик с отметкой выдает ему на руки это документ. Запись в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию в 2018 году делается в таком же содержании, как и до этого.
Оглавление
Общие правила заполнения трудовой книжки
Этот документ в настоящее время является первичным, где отражены сведения о работе человека на предприятиях с целью подтверждения его стажа для определения пенсионного обеспечения.
В связи с важностью данного регистра, основные правила и требования к ее заполнению определяются законодательными нормами — ТК РФ и соответствующими постановлениями:
- Действующие акты определяют, что записи о работе обязательно в трудовую следует вносить, если работник отработал на предприятии более пяти дней при условии, что работа является для него основным местом. Работник имеет права попросить своего работодателя внести в трудовую запись о месте работы по совместительству.
- Отметки в трудовой производятся ручкой черного, синего или фиолетового оттенка.
- Каждая вносимая в регистр запись должна быть пронумерована и иметь свой порядковый номер. Номер должен быть указан с помощью арабских цифр. В каждой клеточке указывается после него день из двух цифр, месяц из двух цифр, год из четырех.
- Первая страница трудовой должна содержать личные данные работника, которые подлежат обязательной сверки с информацией из удостоверяющего его личность документа. Это необходимо сделать для проверки подлинности трудовой.
- На этой же странице должна обязательно присутствовать печать компании, которая впервые оформила для работника этот документ. Без нее трудовая может быть признана недействительной.
- В этом регистре каждая запись о приеме должна закрываться отметкой об увольнении, если работник уже расторг трудовой контракт. Если в трудовой складывается такая ситуация, то сотрудника нельзя принимать по основному месту, нужно либо идти к предыдущему работодателю и закрывать запись, либо устраиваться на условии совместительства.
- Когда работник привлекается к дисциплинарному взысканию, то соответствующие отметки не вносятся в рассматриваемый регистр, за исключением увольнения.
- Все вносимые в трудовую записи должны соответствовать приказам на прием или увольнение. В них не допускаются сокращения.
- Кадровый специалист может в установленном порядке вносить в трудовую записи об установлении непрерывного стажа или же исключении периодов, которые не входят в его состав.
На основании каких документов делается запись в трудовой книжке
ТК РФ и инструкция по внесению данных в трудовые книжки устанавливают, что все вносимые в этот регистр записи должны производиться на основании письменных распоряжений руководства, а также представленных подтверждающих документов.
На основании чего делаются основные записи:
- Первоначальное оформление трудовой производится на основании паспорта, а также документа об образовании.
- Запись о приеме производится на основании изданного приказа о приеме на работу с обязательным указанием его реквизитов.
- Запись в трудовой книжке о завершении трудовых отношений нужно производить только, если издан приказ об увольнении.
- Информация о переводе вносится на основании изданного приказа о его переводе.
- В трудовой должна присутствовать запись о прохождении воинской службы, она составляется на основании военного билета.
- Если сотрудник проходил переквалификацию или ее повышение, то сведение о таком событии указываются в трудовой на основании представленного документа об образовании.
Как сделать запись при увольнении по собственному желанию
Пример записи в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию 2023 года
Если производится увольнение по собственному желанию, в документ записывается такая строка: «Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
1 | 2 | 3 | 4 | ||
Общество с ограниченной ответственностью «Система» (ООО «Система») | |||||
7 | 11 | 05 | 2015 | Принята в приемную на должность секретаря | Приказ от 11.05.2015 №29-Л |
8 | 04 | 09 | 2018 | Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | Приказ от 04.09.2019 №62-Л |
Специалист по кадрам Петрова М.И | |||||
Ознакомлена: Рыбкина Г. И. |
Пример записи в трудовой, если сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением
Отпуск с последующим увольнением по собственному желанию является одним из частных случаев простого увольнения по своему желанию. Запись производится по тем же правилам. Главной особенностью здесь является то, что дата увольнения и дата оформления приказа будут различаться.
1 | 2 | 3 | 4 | ||
Общество с ограниченной ответственностью «Аврора» (ООО «Аврора») | |||||
7 | 11 | 05 | 2015 | Принята в приемную на должность делопроизводителя | Приказ от 11.05.2015 №30-Л |
8 | 01 | 09 | 2018 | Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | Приказ от 18.08.2019 №55-Л |
Специалист по кадрам Абрамова М.И | |||||
Ознакомлена: Игнатова Г. И. |
Основные ошибки при заполнении
Все ошибки, которые допускают кадровики при внесении записи можно разделить на общего плана и связанные с составлением записи:
- Внесение записи зеленой, красной либо другой цветной пастой. Для выполнения записи в трудовой можно использовать гелевую либо шариковую ручку черного, синели либо фиолетового цвета;
- Нельзя производить сокращения любого характера — ТК вместо «Трудовой кодекс», пр. вместо «приказ» и т. д.
- Использование неверной формулировки причины увольнения. Запись должна вноситься точно так же, как причина указана в ТК либо другом федеральном законе. В то же время, Правила ведения книжек понятия «Увольнение» и «Прекращение трудового договора» используют как тождественные;
- Кадровик не заверяет запись об увольнении. После составления записи ответственный работник должен внести свою подпись и расшифровать ее. Печать ставится при ее наличии;
- Работник не ставит ознакомительную подпись. После того, как уволенный прочитал внесенную запись, ему необходимо подтвердить это подписью. Роструд рекомендует, чтобы уволенный ставил свою отметку под подписью кадровика.
В какой момент нужно выдать сотруднику трудовую книжку
ТК устанавливает, что полностью оформленную трудовую с внесенной в нее записью об увольнении необходимо выдавать работнику в день его увольнения. Закон устанавливает, что в обычных ситуациях таким днем является заключительный день работника на его месте.
Однако это правило не применяется если сотрудник оформляет отпуск с увольнением после него. В такой ситуации во время нахождения на отдыхе работник еще фактически числится на предприятии. Однако выдать расчет и трудовую в этом случае ему нужно в завершающий день его фактического пребывания в компании — это последний день до отправления в отпуск.
Что если сотрудник отказался забирать книжку
Если работник в свой заключительный день на работе находился на своем месте и был оповещен о необходимости получить на руки трудовую, но по какой-то причине отказывается прийти и сделать это, необходимо пригласить комиссию и зафиксировать это актом.
В нем необходимо отразить, что в присутствии свидетелей работнику было предложено забрать документ, и расписаться в его получении, но он сделать это отказался. Если была названа причина, то она также записывается в акте.
После этого работнику по его почтовому адресу высылается уведомление. В этом документе работодатель должен пригласить своего бывшего сотрудника явиться в кадровый отдел и получить трудовую на руки, либо дать разрешение на пересылку ее почтой.
Со дня отправления такого уведомления с фирмы снимается любая ответственность за невыдачу трудовой.
Факт отправки уведомления можно подтвердить следующими способами:
- Зарегистрировать документ в журнале исходящих писем и хранить его копию в архиве;
- Получить у курьера квитанцию о приеме документа к пересылке;
- Уведомление о вручении почтового отправления, которым было отправлено сообщение.
Ответственность за задержку в выдаче трудовой
Законодательство не только не разрешает администрации под любым предлогом удерживать у себя трудовую работника после увольнения, но и устанавливает наказание за такое действие:
- ТК определяет, что в случае задержки в выдаче трудовой на руки, фирма несет материальную ответственность в связи с тем, что своими действиями она лишает гражданина возможности трудиться. В этом случае за весь период времени, когда у работника не было на руках документа и он не мог устроиться на новую работу, старый работодатель ему обязан выдать средний заработок по каждому дню. При этом новым днем увольнения становится день, когда книжка была передана на руки, а предыдущая запись отменяется.
- Согласно ГК, работник через суд может потребовать возмещения ему морального ущерба. При определении суммы выплаты учитывается степень вины нарушителя, степень нравственных и физических страданий и т. д.
- По КОАП за задержку выдачи трудовой налагаются следующие штрафные санкции:
- На должностное лицо — от 1 до 5 тыс. руб.;
- На предпринимателя 0 от 1 до 5 тыс. руб., либо прекращение работы до 90 суток;
- На фирму — от 30 д 50 тыс. руб., либо прекращение работы до 90 суток.