Увольнение по сокращению штатов или численности: пошаговая инструкция с документами

Осуществляя свою хозяйственную деятельность, предприятие может испытывать различного рода трудности, при которых ему приходится закрывать некоторые направления бизнеса, или снижать их объемы. Все это приводит к тому, что часть сотрудников компании необходимо будет сокращать. Увольнение по сокращению штатов требует соблюдение определенной процедуры, которая регламентирована нормами закона.

В каком случае проводится сокращение штата или численности

Сокращение численности или штата работников зачастую связано с пересмотром и изменением организационной и производственной структурой компании.

Они, в свою очередь, происходят из-за перенаправления деятельности, появления на предприятии нового оборудования, улучшения условий работы трудящихся в компании согласно СОУТ.

Существует два понятия в данной ситуации, которые похожи, но их следует обязательно различать кадровикам — сокращение штата работников и сокращение их числа.

Сокращение штата влечет за собой вычеркивание из штатного расписания полностью определенных профессий и должностей. То есть на предприятии в дальнейшем вообще не будет таких работников. Например, профессия продавец исключается из штатного расписания.

Порой руководство под такое сокращение пытается подвести увольнение неугодного ей сотрудника. Из штатки удаляется одна профессия, появляется другая с теми же функциональными обязанностями, что и первая, но с иным наименованием. Если это обнаружится соответствующими органами, то руководству компании не избежать проблем, а также к нему будут применены штрафные санкции.

Процедура сокращения числа сотрудников связана с уменьшением штатных единиц по определенной профессии. Сама же профессия или должность сохраняется в штатном расписании.

Такое часто происходит при внедрении в процесс нового оборудования, которое осуществляется при автоматизации производства. Например, на предприятии работало четыре токаря, после ввода в действие нового станка, число работников, необходимых для его обслуживания составило всего 2 человека.

Кто не подлежит сокращению?

Увольнение по сокращению штатов касается, как правило, значительного количества работников, то весь этот процесс регулируется законодательными актами. Эти же документы устанавливают и список категорий сотрудников, которых нельзя сокращать или имеют льготы при данном увольнении. Это осуществляется в рамках обеспечения социальных гарантий госорганами.

К таким людям относятся:

• Работающие на предприятии женщины в положении;
• Сотрудницы, имеющие малолетних детей до трех лет;
• Работники, которые признаются одинокими родителями и воспитывают детей с группой инвалидности до 18 лет или же малолетними детьми в возрасте до 14 лет;
• Работающим на предприятии, которые на момент сокращения находятся на больничном. Однако, это право сохраняется до того момента, пока лист нетрудоспособности не будет закрыть.
• Находящиеся в отпусках сотрудники, при этом вид отпуска на данное право никак не влияет.

В ситуациях, когда фирма, несмотря на все установленные правила, все-таки произведет их сокращение, права этих граждан может восстановить суд, а саму организацию привлечь к ответственности.

К таким сотрудникам относятся:

• Работающие на предприятии и являющиеся единственным кормильцем в семьи люди.
• Сотрудники компании, у которых два и более несовершеннолетних ребенка.
• Работающие на предприятии люди, которые ранее пострадали от производственной травмы в этой же организации.
• Сотрудники-инвалиды, у которых инвалидность возникла при выполнении службы в боевых операциях.
• Направленные ранее на повышение квалификации работники организации.

Льготу при сохранении трудового места имеют сотрудники, у которых высокие показатели производительности труда или высокая квалификация.

Прежде чем выбрать кандидатов на сокращение, все личные дела рассматриваются специально созданной комиссией. Ее формирование происходит на основании приказа директора, в котором определяются цели и задачи ее создания, причины этого события, поименный список ее членов, права и обязанности этих сотрудников, а также период функционирования. Она определяет есть ли у работника преимущество или нет, для этого ей необходимо представить соответствующие документы для рассмотрения.

Итогом работы комиссия является издание актов на каждого работника, в которых отражается рекомендации либо об увольнении, либо о сохранении за ними рабочего места.

Права работника при сокращении

Сокращение работник воспринимает всегда с негативной стороны. Однако, он должен знать, что несмотря ни на что, при данной процедуре у него есть права.

Можно выделить следующие из них:

• Администрация фирмы перед сокращением сотрудников должна направить в их адрес письменные уведомления о будущем увольнении за два месяца. Его можно вручить работнику лично, при этом он должен своей визой отметить, что он его получил, либо заказным отправлением по почте.
• До увольнения увольняемому должны предлагаться все имеющиеся на предприятии свободные вакансии. Это также необходимо делать в письменном виде.
• Работающий на предприятии сотрудник, после сокращения может рассчитывать на выходное пособие в сумме среднего заработка за два месяца, а если он не получит новую работу, то и за третий месяц тоже.
• Если сотрудник относится к льготным категориям граждан, которые имею право при сохранении места во время сокращения, он им может воспользоваться.
• Уйти с предприятия досрочно, не ожидая, когда наступят предусмотренные законодательством сроки по сокращению.

Увольнение по сокращению штатов: компенсация в 2018 году

Если производится увольнение работника по сокращению штата, то необходимо также выплачивать обязательные компенсации:

• Выходное пособие в сумме зарплаты за месяц. Его выплата осуществляется вместе с завершающим расчетом при расторжении договора.
• Средний заработок за месяц на период, пока уволенный не найдет себе новое место труда, но не больше 2-х месяцев с факта увольнения. При этом в качестве выплаты за первый месяц зачитается выходное пособие. Выплата этой суммы выполняется в день выдачи зарплаты на основании удостоверения личности и трудовой, в которой нет записи о приеме на работу.
• Месячный заработок за третий месяц, при условии что работник в срок 14 дней с даты сокращения зарегистрировался в службе занятости, но она не смогла его трудоустроить. Выдается в день выплаты зарплаты на основании паспорта, трудовой и справки из службы занятости.

Увольнение по сокращению штатов пошаговая инструкция 2018 года

При проведении сокращения очень важно полностью выполнить установленную законом процедуру.

Шаг 1. Уведомление профсоюза о сокращении

ТК устанавливает, что администрация должна сообщить в профсоюз не позднее двух месяцем до начала сокращения, при его наличии в организации. Если же планируется уволить большое количество сотрудников, это данный период увеличивается до 3 месяцев.

Существует особый порядок уведомления профсоюза в ситуации, когда сокращение будет затрагивать его членов.

Шаг 2. Сообщение в службу занятости о предстоящем сокращении

О том, что предстоит процедура сокращения, администрация должна сообщить в службу занятости.

Период, в течение которого это нужно сделать, зависит от организации хозяйствующего субъекта:

• Организации должны сообщать не позднее двух месяцев до начала сокращения. Однако если под процедуру подпадает большое количество работников, то произвести уведомление нужно за 3 месяца.
• Предприниматели обязаны сообщать о готовящемся сокращении за 2 недели.

Шаг 3. Составление приказа на сокращение штата либо численности

Перед тем как начинать сокращение, администрация должна выпустить приказ по предприятию, в нем указывается:

• Дата, с которой будут производиться увольнения;
• В зависимости от того, происходит сокращение штата либо численности, перечисляются сокращаемые должности, либо число сотрудников.

В приказе также указываются ответственные лица, которые будут заниматься процедурой сокращения и подготовкой необходимых документов.

Шаг 4. Принять новое штатное расписание либо внести изменения в имеющееся

Это шаг производится администрацией фирмы. Если разработано новое штатное расписание, то оно принимается приказом директора, и идет приложением к нему.

Если решено просто внести изменения в имеющийся документ, то все поправки описываются в отдельном приказе.

Шаг 5. Определить работников, у которых есть преимущественное право сохранить свое место

Для того чтобы произвести отбор работников на сокращение, а также определить тех, у кого есть право на сохранение своего места на предприятии, создается комиссия. В ее обязанности будет входить изучение личных дел всех сотрудников и определение их персональных показателей труда.

Для того чтобы отбор был не предвзятым, в нее обязательно должен входить представитель органа профсоюза. Если комиссия не созывается, то все обязанности, которые она выполняет во время проведения сокращения, возлагаются на кадровика.

При рассмотрении личных дел может возникнуть потребность, чтобы работники предоставили дополнительные сведения о себе, позволяющие принять верное решение.

По результатам заседания комиссии создается два протокола — список работников, у которых есть преимущество в сохранении своего места и список работников, рекомендуемых к сокращению.

Шаг 6. Уведомление о предстоящем сокращении

Закон определяет, что в случае решения о проведении сокращения администрация должна предупредить всех затрагиваемых работников не позднее двух месяцев до увольнения.

А для отдельных типов сотрудников ТК устанавливает сниженные сроки:

• Для тех, кто был принят на сезонные работы — за 7 дней;
• Для работников, у которых срок договора не превышает 2 месяца — 3 дня.

Бланк уведомления о сокращении составляется для каждого из работников индивидуально. В него нужно занести причину, по которой производится увольнение, дату события, а также указать права, какими наделен сокращаемый работник.

Уведомление о сокращении штата работников образец за 2 месяца 2018 скачать

В уведомлении также можно указать перечень вакансий, которые в данный момент открыты в компании.

Уведомление о сокращении работника должно быть передано в руки, он знакомиться с его содержимым и ставит свою подпись. Если сотрудник отказывается брать в руки документ, либо ставить на нем подтверждение прочтения, то созывается комиссия, в присутствии которой составляется акт. В дальнейшем эти два документа хранятся вместе.

Отсчет обязательного срока уведомления начинается со дня, который идет за днем ознакомления работника с бланком.

Шаг 7. Предложить работнику имеющиеся вакантные должности

Если администрация решила производить сокращение, то она обязана каждому работнику, который подпадает под процедуру, предлагать открытые вакансии в компании, где он может трудиться исходя из состояния его здоровья.

Фирма должна предлагать не только равноценные вакансии сокращаемой должности, но также и все нижестоящие и оплачиваемые в меньшем объеме.

Предложение вакансий должно производиться в письменной форме. Это можно делать отдельным бланком, либо включить в уведомление о сокращении. На каждом таком бланке сотрудник должен своей рукой поставить согласен ли он, или нет, указать текущую дату и личную подпись.

Если работник отказывается оставить какую-либо отметку на бланке предложения, то должна быть собрана комиссия, которая составляет акт об отказе. В дальнейшем эти два документа скрепляются и хранятся вместе.

Если же вакансий нет, то об этом также нужно сообщить в письменной форме. Сокращаемый знакомиться с документом и ставит свою роспись на нем.

Шаг 8. Досрочное прекращение трудовых отношений

Закон допускает, что трудовой договор между работником и компанией будет расторгнут до момента истечения срока предупреждения о сокращении. Но сделать это можно только в том случае, когда работник оформит письменное согласие. Также сам сотрудник может выступить с предложением произвести увольнение раньше срока, однако у компании есть право не соглашаться на выдвинутое предложение.

Когда сотрудник и администрация договорились об увольнении до даты сокращения, то ему кроме всех обязательных денежных выплат, а также выходного пособия при сокращении (он его не лишается), необходимо выплатить средний дневной заработок за все те дни, которые остались от даты увольнения до планируемой даты сокращения.

Шаг 9. Составить приказ на увольнение работника

Для того, чтобы документально зафиксировать факт увольнения, кадровик оформляет приказ на увольнение. Для этого используется стандартный бланк по форме Т-8, либо Т-8а. В последний можно включить сразу несколько человек, что актуально при массовом сокращении штата. Также организации не воспрещается создать собственный приказ на фирменном бланке.

В графе, где нужно указать основание для выполнения увольнения, указывается: «По сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». Ссылку на статью из ТК нужно делать строго обязательно.

В графу «Основание» нужно записать:

• Приказ о сокращении штата либо численности;
• Письменное уведомление о сокращении;
• Письменные предложения об открытых вакансиях;
• Акты об отказе от предложенных вакансий.

Скачать бланк приказа на увольнение по форме Т-8

Шаг 10. Ознакомление сотрудника с приказом на увольнение

Оформленный приказ должен быть подписан руководителем компании. После этого документ выдают работнику на ознакомление и подпись. Он должен внимательно прочитать его содержимое, после чего поставить визу в специальной графе внизу бланка.

Если увольняющийся не может ознакомиться с документом из-за сложившихся обстоятельств (например, болезни), или отказывается это делать, то созывается комиссия, и в присутствии нее оформляется акт об отказе от подписи. В сам приказ в графу, где работник должен был поставить отметку, заносятся реквизиты этого акта.

Работник может запросить выдать ему на руки копию приказа либо выписку из него. Администрация не может отказать ему в данной просьбе.

Шаг 11. Выполнение записи в личной карточке

Чтобы в личной карточке сделать отметку об увольнении работника, нужно использовать раздел «Основания прекращения трудового договора». Туда вносится дата события, причина согласно приказу и его реквизиты (дата и номер).

После записи информации, она должна быть проверена и завизирована кадровиком. Далее, с записью в карточке ознакамливается непосредственно увольняющийся. В подтверждение прочтения он ставит свою подпись в специальной графе.

Если работник не делает ознакомиться с записью и поставить подпись, то собирается комиссия, которая составляет и заверяет акт об отказе. Далее он прикрепляется к карточке, и в архиве эти два документа хранятся вместе.

Шаг 12. Сделать отметку в трудовой книжке

Перед увольнением ответственный работник должен сделать отметку в трудовой, что произведено увольнение по сокращению штатов. Как правильно это нужно сделать отмечено в методических указаниях.

Когда производится увольнение из-за сокращения, строка должна содержать следующую информацию: «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Выполнять запись нужно только на основе изданного приказа, сведения о котором указываются в последней графе книжки.

Правильность внесения информации подтверждает лицо, составившее запись, своей личной подписью. После этого с записью должен быть ознакомлен сам работник, который подтверждает это своей визой. Печать в книжке можно не ставить.

Как правильно сделать запись:

Лицо, которое составляет запись, несет ответственность за правильность ее внесения. Если была произведена ошибка, то виновный несет личную материальную ответственность, оплачивая исходя из среднего заработка те дни, в которые работник из-за совершенной ошибки не мог устроиться на другую работу.

Шаг 13. Составить записку-расчет при увольнении

Записка-расчета при увольнении предназначена для того, чтобы рассчитать точную сумму зарплаты за последний месяц и компенсации за дни отпуска, которые остались не использованы. Для этой цели можно применять стандартную форму бланка Т-61, который предлагается Госкомстатом. Его можно заполнить на компьютере, либо от руки на распечатанном бланке.

Это бланк состоит из двух сторон. На первой записывается информация о самом работнике и о том, какое количество дней для отдыха у него осталось неиспользованным. Сюда всю информацию заносит кадровик.

На оборотной стороне делается расчет компенсации, необходимых удержаний и в конечном итоге определяется сумма к получению на руки. Ее полностью оформляет бухгалтер по расчетам.

Скачать бланк записки-расчета при увольнении форма т-61

Шаг 14. Выдача задолженности по зарплате и выходного пособия

В свой последний день в компании работник должен получить все предназначенные ему денежные суммы, в них включаются:

• Оплата труда за последний месяц труда в компании;
• Компенсация за неиспользуемые дни отпуска, если такие имеются;
• Пособие при увольнении, которое может быть установлено трудовым, коллективным договором или иными внутренними локальными актами.
• Выходное пособие при сокращении сотрудников.

На практике может возникать ситуация, что работник в свой последний день не может забрать свои деньги. К примеру, по причине болезни. В этом случае все денежные суммы будут храниться в компании до тех пор, пока сотрудник не обратиться за ними. После этого, они должны быть выплачены на следующий день.

Если расчетные средства выдаются не наличными из кассы, а путем перечисления на карту или банковский счет, то их выдача может передвигаться на идущий следом банковский день.

Если работник спорит с администрацией по размеру сумм, которые ему должны быть выплачены, то в установленный день необходимо выдать работнику только неоспариваемую ее часть. По остальным денежным средствам производятся переговоры, или их судьба решается через суд.

Кроме этого закон обязывает администрацию фирмы выплатить при увольнении выходное пособие в сумме среднего оклада за месяц.

Шаг 15. Выдать на руки все необходимые документы

Каждому работнику, который увольняется из компании, нужно выдать на руки некоторые документы:

• Трудовая книжка. Каждому работнику нужно отдать на руки его оформленную трудовую в заключительный день на работе.

При этом кадровик должен в журнале учета движения трудовых сделать отметку о выдаче. Увольняющийся, чтобы подтвердить это, ставит в журнале свою подпись.

В ситуации, когда сотрудник не может в этот день забрать документ — например, он заболел, либо нее согласен со своим увольнением и отказывается забирать трудовую, то необходимо отправить ему уведомление по почте в письменной форме.

В нем нужно сообщить о необходимости забрать книжку, либо дать разрешение на отправку почтой. После того, как такое уведомление отправлено, то организация снимает с себя ответственность за ее невыдачу в определенный срок.

• Справка о начисленной зарплате за предшествующие два года работы и за текущий год. Она выдается по стандартной форме 182Н.
• Справка о размере начисленных и перечисленных взносов в ПФ за время работы в компании. Этот документ составляется по форме, разработанной в ПФ.
• Сотрудник может запросить у администрации выдать ему копии приказов, относящиеся к его деятельности в компании — на прием, перевод, поощрение и т. д. Сделать это нужно в срок трех дней с факта получения письменной просьбы.
• Справка для службы занятости о средней зарплате. Ее нужно выдать с срок трех дней с факта получения фирмой письменного запроса. Минтруд разработал для этой справки собственную форму, также свои виды справок могут предлагать региональные органы труда, а также фирмы исходя из особенностей деятельности.
• Справка о стаже в компании по форме СЗВ-СТАЖ — выдается с 2017 года.

Шаг 16. Передача сведений в военкомат (если это нужно)

Если в числе сокращенных работников есть военнообязанные, то по установленным правилам о факте увольнения нужно сообщить в военкомат. Выполнить это необходимо в срок двух недель с факта увольнения. Для уведомления разработан отдельный бланк, который введен в действие методическими указаниями по ведению воинского учета в компаниях.