Как исправить ошибки в трудовой книжке: 6 распространенных ситуаций

В настоящее время при приеме и увольнении сотрудников по основному месту работы работодатель должен вносить соответствующие отметки в предоставляемые ими трудовые книжки. Данная обязанность возлагается руководством на определенное лицо. Все записи должны вносится на основании соответствующих распоряжений руководства и соответствовать действительности. При допущении неточностей важно знать, как исправить ошибки в трудовой книжке.

Как исправить ошибки в трудовой книжке в 2018 году

Допустить ошибки при заполнении трудовой может как опытный специалист кадровой службы, так и инспектор, сравнительно недавно занимающийся внесением записей в трудовую. Особенностью заполнения трудовой является то, что она является бланком строгой отчетности, за записи вносимые в нее отвечает установленные специалист.

И если в трудовой книжке допущена ошибка, то помимо проблем возникающих у работника-владельца ее, может возникнуть ответственность, предусмотренная законодательством у кадровика.

Поэтому при выявлении ошибок необходимо тут же делать исправительные записи. Каждый специалист отдела кадров должен знать, как правильно сделать запись в трудовой книжке если допущена ошибка.

Неправильно написано название организации

Напомним, что когда указывается наименование хозяйствующего субъекта, номер записи не присваивается. Данной отметкой открывается блок записей, которые производятся в компании, где сотрудник работает в настоящее время. Наименование компании должно сначала быть указано полное, а потом в скобках — сокращенное. Указание только сокращенного наименования является также ошибкой.

При допущении ошибки в наименовании работодателя, ее обязательно нужно исправлять, так как место работы является важной информацией, необходимой при назначении пенсии.

Исправления вносятся без присвоения записи порядкового номера. Делается запись: «В наименовании предприятия допущена ошибка. Наименование предприятия следует считать (…)».

Неверно указаны даты

Допущение ошибки при написании да как приема и увольнения, так и перевода, является серьезной ошибкой. Их необходимо исправлять как только обнаружится данная неточность. Поэтому работник обязательно должен после внесения записей осуществлять их проверку.

Исправительные записи делаются под следующим по очередности номером. Неправильная запись признается недействительной, обязательно указывается ее номер. В графе с датой указывается дата, когда делается исправление. Далее повторяется соответствующая запись и указывается верная дата.

Неправильно указан номер приказа

Сведения о документе основания внесения записи должно вносится в такой последовательности: наименование документа, дата потом номер.

Если при внесении записи допущена ошибка в графе 4, то исправления нужно внести следующим образом.

Под очередным номер делается отметка о том, что запись с таким то номером считается неправильной. После этого, она дублируется за исключением графы 4, в которой вносятся правильные данные.

Запись в сведениях о награждении

Блок записей о награждениях изначально входит в трудовую книжку, с ним могут быть связаны два типа ошибок:

• Неверно сделана запись о награждении сотрудника. В этой ситуации необходимо действовать точно также, как и аннулировании записи в основной части книжки. На новой строке проставляется очередной порядковый номер, дата внесения изменений. Далее, в графе 3 запись начинается с фразы «Запись под номером … недействительна». Затем вносятся верные данные. Сведения о приказе дублируются, либо, если изменения вносились новым приказом, указываются данные нового распоряжения.
• По ошибке очередная запись о работе сделана в разделе о поощрениях. Такой шаг неверен, и если раздел для записей о работе закончился, нужно в трудовую вшивать вкладыш. Сначала исправляется запись в данных о поощрении. Сюда вносится новая строка, в которой просто предыдущая запись объявляется недействительной. Затем на вкладыше производится необходимая запись о работе. Ее порядковый номер должен продолжать номер раздела. Также на титульной странице книжки нужно сделать отметку «Выдан вкладыш».

Изменение фамилии

В процессе трудовой деятельности сотрудник может изменить свои персональные данные. Чаще всего такое происходит, когда работница выходит замуж и берет его фамилию.

Первым шагом для внесения изменений является оформление работницей заявления с просьбой внести необходимые исправления в документы. К нему должна быть приложена копия подтверждающего документа — например, свидетельства о браке.

После этого кадровому сотруднику необходимо сделать исправление в трудовой книжке. На титульной странице старая фамилия должна быть зачеркнута тонкой линией один раз, чтобы предыдущая запись без усилий читалась.

Далее, на внутренней стороне обложки выполняется сопроводительная запись «Фамилия […] изменена на […] на основании [сведения о документе]». Ссылка на изменяющий документ с указанием всех его реквизитов обязательна. Внесенная запись подписывается сотрудником, который сделал исправление, и заверяется печатью организации.

Изменение образования

Во время работы на предприятии работник может получить новое, более престижное образование. Такое можем произойти, к примеру, если трудовая деятельность у него началась по средне-специальному образованию, а спустя некоторое время он получил высшее. В такой ситуации имеющуюся запись в трудовой необходимо изменить.

Для того, чтобы выполнить этот шаг, нужно оформить заявление в отдел кадров с просьбой сделать соответствующее исправление, и приложить к нему копию полученного диплома.

Изменения кадровый сотрудник вносит следующим образом:

• В графу, содержащую сведения об образовании, через запятую вносится новое;
• В графе с данными о специальности через запятую записывается новая специальность, согласно полученному диплому.

Аннулирование записи

Иногда возникает ситуация, что внесенная в трудовую строка оказывается неверной. Это может обнаружиться в дате приема, информации об увольнении, награждении и т. д. Чтобы исправить такую ошибку, необходимо внести сведения о том, что имеющаяся запись не верна.

Нужно помнить, что в трудовой нельзя зачеркивать уже имеющиеся строки, каким-либо образом исправлять внесенный текст, пользоваться средством «Штрих». Если необходимо признать запись неверной, действовать нужно следующим образом.

В графу 1 записывается следующий порядковый номер. В графе 2 проставляется дата исправления ошибки. Запись в графу 3 Вносится так. Сначала необходимо вставить фразу о том, что Запись с предыдущим номером недействительна.

Дальше указывается правильная формулировка. В графе 4 повторяются реквизиты приказа. Если в нем были допущены ошибки, то необходимо указывать данные исправляющего документа.

Образец исправления в трудовой книжке:

Отдельно необходимо выделить ситуацию, при которой нужно сделать исправление записи об увольнении.

Это может происходить в нескольких ситуациях. Так, работник может передумать увольняться и отозвать заявление, либо его могут восстановить на прежнем месте по решению суда или иным причинам. В таком случае в трудовой нужно сделать запись об этом событии.